Building Plastics ČR, s. r. o.
Přehlednější evidence dokumentů a úkolů pro výrobce stínicí techniky.
VÝCHOZÍ PROBLÉM, aneb co stálo u zrodu spolupráce
Členění na tři samostatné jednotky bránilo pružnému sdílení dokumentů a úkolování uvnitř firmy. Našim cílem bylo vytvořit infrastrukturu, která zefektivní řízení společnosti díky snadné a přehledné centrální evidenci dokumentů a úkolů.
ŘEŠENÍ PROBLÉMU, aneb jak jsme vše napravili
Na platformě MS SharePoint jsme vystavěli intranet, jehož struktura odpovídá té firemní a je navíc integrována do MS Outlook. Každé oddělení má vlastní prostředí, které si spravuje samo a je zároveň napojeno na zbytek sítě. Rozhraní podporuje více jazyků a je plně funkční i na mobilních zařízeních.
Pro plynulý přechod ze starého systému jsme zajistili přesun existujících dokumentů a proškolili jsme zaměstnance, kteří jsou nyní schopni spravovat celý systém sami. My se nadále staráme o bezvýpadkový provoz a vyšší uživatelskou podporu.
Zaměstnanci najdou všechny potřebné dokumenty na jednom místě. Přehlednost a bezpečnost pak zajišťují přístupová práva, která zabraňují neoprávněné manipulaci se soubory. Zodpovědné osoby jsou navíc upozorněny na každou změnu.
Dodavatelé a prodejci mají nyní jednoduchý přístup k potřebným dokumentům: stačí je nasdílet z vnitrofiremní zóny na externí portál pro obchodní partnery, který je napojený na datové úložiště.
Směrnice a manuály jsou distribuovány přímo jednotlivým zaměstnancům, kteří musí přečtení potvrdit. Stejně snadné je také sdílení zápisů z jednání a porad. Napříč intranetem lze navíc fulltextově vyhledávat.
Manažeři mohou z jednoho místa zadávat, evidovat a spravovat všechny úkoly, takže mají o všech povinnostech neustálý přehled. Díky automatickým e-mailovým upozorněním každý zaměstnanec ví, co se po něm aktuálně chce, takže na žádný úkol nezapomene.
Evidence dovolených a schůzek je snazší díky sdílení kalendářů. Přehlednější jsou také interní úkony jako hlášení dovolené, objednání obědů či rezervace firemního auta.
Díky synchronizaci s CRM systémem není třeba platit licenci MS Navision pro každého zaměstnance.
ŘEŠENÍ PROBLÉMU, aneb jak jsme vše napravili
Centrální evidence úkolů
POUŽITÉ TECHNOLOGIE, aneb bez čeho se neobejdeme
MS SQL Server 2012