O tom, co to intranet vlastně je, jak funguje a jak jej ve firmě využít naplno jsme psali minule. Proč by ale vůbec měla firma uvažovat o jeho implementaci? V tomto článku se podíváme na největší výhody zavedení firemního intranetu.

1. Šetřete čas a komunikujte efektivněji pomocí intranetu

Určitě se vám to už stalo. Absurdní kolečko e-mailů mezi kolegy ohledně jedné maličkosti, jejíž vyřešení by jinak trvalo 5 minut. Díky intranetu můžete komunikovat mnohem efektivněji pomocí přidělených úkolů nebo pomocí diskusí pod novinkami či články. Kromě toho, díky zobrazování aktuální verze jakéhokoli dokumentu či projektu vám nutnost nadbytečné komunikace odpadne úplně.

2. Mějte všechny informace a dokumenty na jednom místě

Intranet je místo, kde můžete najít vše, co potřebujete. Nemusíte hledat v deseti různých složkách, šanonech a tabulkách. Do interního systému můžete ukládat dokumenty a informace všehodruhu v různém formátu. Jakmile je tam uložíte, k nejnovější verzi se dostane kdokoli, komu umožníte přístup. Navíc se k ní dostane kdykoliv a odkudkoli.

3. Mějte pod kontrolou žádosti svých kolegů

Kolik žádostí různého původu vznikne denně ve vaší firmě? Osvoboďte se od zbytečného papírování a zpracovávejte žádosti v prostředí vašeho intranetu. Žádosti v intranetu můžete nejen vytvářet, ale také připomínkovat, kontrolovat, přehledně třídit, schvalovat či zamítat. Může jít o dovolené, kurzy, interní požadavky nebo například pracovní pomůcky a auta.

4. Mějte přehled v plánování a organizaci projektů

Mít přehled v projektech, zvláště, když na nich pracuje více lidí, může být občas oříšek. Díky intranetu se však tímto problémem více zabývat nemusíte. Projektový manažer může pod jednotlivými projekty vytvářet úkoly a přidělovat je zodpovědným kolegům, kontrolovat termíny a splněné cíle. Díky intranetu každý člen projektového týmu ví, kdy a na čem má aktuálně pracovat. Kromě úkolů jsou pod jednotlivými projekty každému členovi týmu dostupné veškeré informace a dokumenty týkající se projektu. Smlouvy, kontakty, časová osa, veškerá komunikace – k tomu všemu se dostane na pár kliků z jednoho místa.

5. Budujte pomocí intranetu transparentní firemní kulturu

Důležitým přínosem intranetu je také možnost využít jej jako prostředek ke zlepšování firemní kultury. Zaměstnanci ocení, když vědí, co se momentálně děje ve firmě a mají možnost přímo dění ve firmě ovlivňovat. Vaše firma bude v očích zaměstnanců působit otevřeně a důvěryhodně.

6. Šetřete přírodní zdroje

Dnešní doba stále více fandí digitalizaci procesů i z pohledu ekologie. Pokud nemusíte, nedávejte dokumentům tištěnou podobu. Uložte je do interního systému, kde budou dostupné pro každého zainteresovaného kolegu. Snížíte tak spotřebu papíru a kromě šetření životního prostředí ušetříte i finanční prostředky.

Nevýhody intranetu?

Že má všechno své pro a proti? Ano, i intranet může mít své nevýhody, ale pouze v případě, kdy je řešení intranetu v podniku špatně zpracováno a informace nejsou poskytovány v takové formě, v jaké by měly být, aby jejich poskytování bylo efektivní. Rovněž nebude intranet fungovat tak, jak má, když informace nebudou správně zacíleny a nezabezpečíte k nim přístup všem, kterých se týkají.

Z intranetu se také snadno může stát neužitečný nástroj v případě, že neexistuje zodpovědná osoba, která by se o něj starala, aktualizovala údaje a přizpůsobovala aktuálním požadavkům firmy. Takový intranet se pak snadno stane zastaralým a nevyhovujícím.

Vhodný partner pro implementaci intranetu

Pro skutečně efektivní využití intranetu je ovšem klíčové najít si zkušeného partnera, který vyslechne vaše požadavky, má připravené funkční technologie a přesně ví, jak je ve vaší společnosti implementovat.

Takovým partnerem pro vás může být i PINYA s naším intranetovým řešením Pinya SharePoint, který bez kompromisů přizpůsobíme vašim požadavkům a potřebám. Na trhu působíme již 10 let a vyrostli jsme právě na intranetových řešeních, která dnes používají firmy jako Pražská teplárenská, ABB nebo Savencia Fromage & Dairy.