Biopol GN s.r.o.

Společnost Biopol GN s.r.o. je českým distributorem značky Barny’s , která je v České republice známá především doplňky stravy a dalšími farmakologickými přípravky.

Kvůli důkladné kontrole výrobních postupů léčiv a jejich následné distribuce se firma rozhodla přesunout všechny dokumenty a objednávky do jednoho systému s možností online žádosti o dovolenou. Doposud museli zaměstnanci žádat o volné dny pomocí papírového formuláře, což komplikovalo rychlost schvalovacího procesu.

Farmaceutické firmě jsme vylepšili intranet našimi standardizovanými moduly pro správu dokumentů, docházky a formulářů. Zároveň jsme navrhli úplně nové zpracování objednávek, které jsme vyvinuli přesně na míru podle požadavků zadavatele. Velkou změnou je chytré plánování a evidence dovolené, kdy zaměstnanec v systému SharePoint zažádá o dovolenou, která se následně uloží do kalendáře. Zde si ji může přednastavený schvalovatel přečíst a žadatel podle podbarvení zjistí, zda je žádost podána, schválena či zamítnuta.

Původní dokumenty na serverovém úložišti jsme přesunuli do knihovny intranetu, odkud si je může kdokoliv zobrazit i mimo kancelář, a to napříč všemi chytrými zařízeními.

Pracovníci mají díky modulu ISO dokumentace přehled o nových dokumentech, směrnicích a notifikacích.

Každý dokument či složka má nastavená oprávnění, k citlivým souborům se tak nedostanou nepovolaní lidé.

Staré verze dokumentů se ukládají a lze v nich číst. Možné je podívat se zpětně až o padesát kroků.

Objednávkový systém umožňuje evidovat a spravovat dodavatele, materiál a řeší správu dokumentů týkající se zásilky. Dodací listy, faktury a jiná prohlášení lze okamžitě předat například potravinářské inspekci.

Systém automaticky ukládá objednávky do PDF po jejich odeslání dodavateli.

SharePoint generuje úkoly v návaznosti na jednotlivé objednávky, směrnice, formuláře atd. Plnitelé obdrží v dostatečném předstihu notifikaci o novém úkolu e-mailem, aby zadaný úkol splnili v termínu.