Bohemia Certification, s. r. o.

Bohemia Certification, s. r. o. je česká certifikační společnost s mezinárodní působností, která poskytuje auditorské služby a školí zaměstnance ve státní i komerční sféře, včetně pracovníků dalších certifikačních orgánů.

Když nás společnost oslovila, dařilo se jí natolik dobře, že se jednatelé začínali v množství zakázek ztrácet. Nevyužívali totiž žádný systém pro centralizovanou správu dokumentů – všechny obchodní případy evidovali v Lotus Notes a excelových tabulkách. Postrádali nástroj, který by jim umožnil snáze a efektivněji přidělovat úkoly a kontroloval jejich plnění.

O řešení nebylo třeba dlouze diskutovat – bylo zřejmé, že firma potřebuje vlastní intranet. Zvolili jsme platformu Microsoft SharePoint a doplnili ji o vlastní moduly, které rozšířily základní funkcionalitu. Abychom zajistili plynulý přechod ze starého systému na nový, po nakonfigurování jsme do intranetu naimportovali všechny dosavadní dokumenty. Tím ale naše práce neskončila – nadále zajišťujeme bezvýpadkový provoz a uživatelskou podporu.

Díky centrální evidenci aktivit mohou týmy snadno evidovat veškerou obchodní agendu a spravovat všechny dokumenty na jednom místě.

Řízení přístupových práv umožňuje omezit přístup do různých částí intranetu a k citlivým dokumentům.

Obchodní případy jsou vedeny jako klientské karty, které obsahují kontaktní informace a všechny dokumenty od prvního jednání s klientem až po vystavení certifikátu.

Systém je napojen na databázi ministerstva financí ARES, takže automaticky shromažďuje podklady pro fakturaci a celý proces zjednodušuje a urychluje.

Manažeři mají neustálý přehled o všech zadaných úkolech, které jednoduše spravují v prostředí intranetu. Koordinovat práci týmu jim navíc ulehčují sdílené kalendáře aktivit. Každé oddělení má přitom pro přehlednost vyhrazenou vlastní část intranetu.

Distribuce směrnic a manuálů je rychlejší a spolehlivější – zaměstnanci musejí přečtení potvrdit.